透過協作者共用功能，您可以允許使用者邀請沒有 Google 帳戶的使用者，在檔案和資料夾中協同合作。您可以允許使用者與任何人使用協作者共用功能，或僅限信任網域中的協作者。您隨時可以查看哪些人有權存取貴機構的檔案和資料夾。
協作者共用功能的運作方式
協作者共用功能的運作方式與共用對象是 Google 使用者時相同。系統會傳送電子郵件給協作者，邀請他們進行協作，並提供 PIN 碼驗證身分。協作者在驗證身分後，就可以在 7 天內編輯或查看文件，也可以在文件中加註。如果他們需要協同合作的時間超過 7 天，屆時可以利用原始連結再次驗證身分。
開啟協作者共用功能的影響
- 協作者可透過雲端硬碟網頁版檢視與他們共用的檔案，並對這些項目加註、提出修訂建議，以及編輯檔案。如要進一步瞭解可以共用哪些內容，請參閱「與協作者共用文件」。
- 使用者可以與協作者在共用雲端硬碟中共用檔案和資料夾，協作者則可以在與自己共用的資料夾中建立和上傳檔案。不過，協作者無法新增為共用雲端硬碟成員。
- 如果協作者具有某個檔案的編輯權限，可以與其他 Google 使用者共用該檔案，但無法與其他協作者共用檔案。
- 協作者無法透過行動裝置或下載的用戶端 (例如 Google 雲端硬碟電腦版) 存取檔案。
- 協作者可以刪除自己的工作階段，這項操作會將他們的名稱從文件記錄和任何他們留下的註解中移除。
- 您可以查看及變更共用檔案中的協作者工作階段，也可以撤銷對方的存取權，做法與調整其他協作者權限時相同。
開啟協作者共用功能
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請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。
如果您不是使用管理員帳戶，就無法存取管理控制台。
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依序按一下「共用設定」
「共用選項」。
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如要只針對信任的網域開放協作者共用功能，請按照下列步驟操作：
- 將這些網域加入貴機構的信任網域清單 (如果尚未加入的話)。詳情請參閱「僅開放與信任的外部網域共用檔案」。
- 選取「許可網域」。
- 勾選「允許 <貴機構> 中的使用者 (或共用雲端硬碟) 與 <貴機構> 外非使用 Google 帳戶的人士共用項目」方塊。
已知問題：您可以放心忽略「這不是已加入許可清單的相容網域」訊息。使用者仍可與信任網域中的使用者共用內容。
如何為所有人開啟協作者共用功能：
- 選取「開啟」。
- 勾選「允許 <貴機構> 中的使用者 (或共用雲端硬碟) 與 <貴機構> 外非使用 Google 帳戶的人士共用項目」方塊。
- (選用) 如要在使用者與機構外部人士共用檔案前顯示警告訊息，請勾選「當 <貴機構> 中使用者 (或共用雲端硬碟) 擁有的檔案與 <貴機構> 外的使用者共用時，顯示警告訊息」。
- 在「存取權檢查工具」部分，請選取「僅限接收者、建議目標對象，或者公開 (不限 Google 帳戶使用者)」。
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按一下 [儲存]。 如果是 機構單位，您也可以按一下「覆寫」。
如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」(如果是群組，請點選「取消設定」)。
將協作者工作階段升級為 Google Workspace 帳戶
管理員可以將使用者的協作者工作階段升級為 Google Workspace 帳戶。請使用與協作者工作階段相同的電子郵件地址建立 Google Workspace 帳戶。這項程序會保留協作者工作階段的協作記錄，包括對文件加上的註解和編輯內容。詳情請參閱「新增使用者的方法」。
注意：您無法從協作者工作階段變更為 Google 群組。如果管理員使用含有協作者工作階段的電子郵件地址建立 Google 群組，系統會刪除協作者工作階段。
協作者如何升級為擁有 Google 帳戶的使用者
如要將協作者工作階段升級為採用相同電子郵件地址的 Google 帳戶，協作者必須先刪除自己的協作者工作階段，然後再建立 Google 帳戶，或註冊 Google Workspace。
已知問題和限制
- 某些採用 Google 登入功能的網站可能會在帳戶切換器中顯示協作者的帳戶。不過，即使協作者登入帳戶，也只能存取 Google 雲端硬碟、文件、試算表、簡報和協作平台。
- 使用者在共用雲端硬碟中與協作者共用資料夾時，協作者最多只能獲派協作者權限，且無法存取共用雲端硬碟的根資料夾。
- 協作者無法加入 Google 網路論壇群組，也不能編輯協作平台網站，但可以成為網站的發布版本檢視者。
- 如果您禁止與貴機構的個人 Google 帳戶共用內容，協作者共用功能也會受到限制。如果您 (或其中一位使用者) 嘗試與這些帳戶共用內容，您會收到錯誤訊息。
- 協作者無法下載資料夾。
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