Как настроить общие диски для организации

Если вам нужно создать общий диск, ознакомьтесь со статьей Как можно использовать общие диски.

Как администратор, вы можете управлять тем, каким образом пользователи в организации создают и используют общие диски. Файлы на общих дисках принадлежат организации, а не отдельному человеку, поэтому они сохраняются даже в том случае, если владелец покинет организацию. Это помогает избежать потери данных.

Рекомендуйте пользователям размещать контент, который может понадобиться всем сотрудникам или команде, например планы проектов, результаты исследований или заметки к встречам команды, на общем диске, а личные документы, например заметки к личным встречам, результаты аттестации и планы служебного роста, – в разделе "Мой диск".

Содержание

• Быстрое начало работы – если вы просто хотите создать общие диски и вам не нужно перемещать много файлов или настраивать параметры доступа.
• Базовая настройка – если вы хотите узнать об основных параметрах для администраторов Диска.
• Расширенное развертывание и управление – если вам нужно переместить много контента, не предоставляя доступ слишком большому числу пользователей.
• Обучение пользователей
• Доступ для пользователей с лицензиями, которые не поддерживают общие диски

Быстрое начало работы

1. Ознакомьтесь с информацией об общих дисках и рекомендациями по их эффективному использованию в статье Что такое общие диски?
2. Узнайте, как создавать общие диски и добавлять пользователей. Примечание: общие диски создаются на Google Диске, а не в консоли администратора.
3. (Необязательно, недоступно в Business Starter.) Определите, нужно ли ограничить общий доступ для внешних пользователей, посетителей или лиц, не являющихся пользователями диска, и настройте стандартные разрешения на предоставление доступа к общим дискам.
4. Добавьте на общий диск файлы и папки.

Базовая настройка

1. Узнайте, как работает доступ к файлам на общих дисках.
2. Укажите, кто может создавать общие диски. В версиях Google Workspace Business и Enterprise все пользователи по умолчанию могут создавать общие диски. Для пользователей Google Workspace for Education создание общих дисков по умолчанию отключено.
3. Выберите организационное подразделение, которому назначаются новые общие диски.

   По умолчанию общие диски назначаются организационному подразделению верхнего уровня, и к ним применяются правила Google Диска, установленные для этого подразделения. Для более точного контроля вы можете выбрать организационное подразделение создателя диска или любое другое.

4. Предоставьте пользователям ресурсы для обучения.

Расширенное развертывание и управление

Эти действия помогут понять, как развертывать общие диски, если вам нужно перемещать контент или настраивать доступ к нему.

Шаг 1. Составьте план перемещения контента на общие диски

1. Если вам нужно перенести на общие диски большое количество файлов и папок, ознакомьтесь с ограничениями общих дисков и рекомендациями по переносу большого количества файлов на Google Диск.
2. Чтобы сохранить структуру папок из Моего диска, администраторы и пользователи с правами менеджера могут перенести папки, которые принадлежат или доступны им, на общий диск. В противном случае пользователи общего диска с правами участника или выше смогут создавать папки и добавлять файлы.
3. Укажите, кто может переносить файлы на общие диски.

Шаг 2. Задайте расширенные настройки доступа, а также защиты и хранения данных для общих дисков

Не поддерживается в Business Starter

1. Установите разрешения на предоставление доступа по умолчанию для общих дисков.
   • Укажите, можно ли предоставлять доступ к контенту общего диска внешним пользователям или людям, не являющимся пользователями общего диска.
   • Укажите, могут ли пользователи с правом на чтение или комментирование скачивать, распечатывать и копировать файлы на общем диске.
   • Укажите, могут ли пользователи общего диска с правами менеджерапереопределять настройки предоставления доступа по умолчанию.
   • Укажите, могут ли менеджеры контента предоставлять доступ к папкам.
     Примечание. Настройки доступа для общих дисков не запрещают отправлять запрос на заполнение формы Google каким-либо пользователям.
2. Если в вашей организации действуют правила защиты от потери данных (DLP) для Диска, проверьте их и убедитесь, что они подходят для файлов на общих дисках. Правила DLP для Диска применяются к файлам на общих дисках для каждого отдельного организационного подразделения. Узнайте больше о DLP и о том, как назначать общие диски организационным подразделениям.
3. Если в вашей организации для хранения файлов на Google Диске используется Google Сейф, установите правила хранения для файлов на общих дисках.

4. На что ещё следует обратить внимание:

   • При переносе файлов на общие диски пользователи, которым был предоставлен доступ к файлу, могут его потерять. Настройки доступа, заданные на уровне общего диска, могут переопределять настройки на уровне отдельного файла. Например, если внешнему пользователю был предоставлен доступ к файлу, но для общего диска внешний доступ запрещен, этот пользователь потеряет доступ к файлу.
   • Если у некоторых пользователей в организации есть лицензии без поддержки общих дисков, например любая версия Frontline или Cloud Identity Premium, ознакомьтесь с разделом о том, как эти пользователи могут получить доступ к контенту на общих дисках.
   • Чтобы разрешить делиться файлами и папками с теми, у кого нет аккаунта Google, вы можете включить доступ для посетителей.

Шаг 3. При необходимости создайте общие диски и перенесите файлы

Вы можете создавать общие диски в качестве администратора в следующих ситуациях:

• Если вы решили предоставить права на создание общих дисков и перенос файлов только администраторам (в том числе себе) и нужно настроить общие диски для пользователей.
• Если ваша организация только начинает использовать общие диски и хочет создать структуру для широко используемых общих дисков.

Узнайте, как создавать общие диски, добавлять пользователей и настраивать их уровень доступа. Вы можете добавлять пользователей в консоли администратора, а если являетесь менеджером общего диска, то и на странице drive.google.com.

Важно! Пока вы не добавите пользователей в общий диск, доступ к файлам будет только у тех, с кем ими поделились напрямую.

Обучение пользователей

Чтобы ваши сотрудники использовали общие диски максимально эффективно, поделитесь с ними следующими ресурсами:

• Начало работы с общими дисками
• Совместная работа на общих дисках
• Как работать с файлами и папками на общих дисках

Доступ для пользователей с лицензиями, которые не поддерживают общие диски

Для пользователей любой версии Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium и Cloud Identity Free возможность управлять файлами на общих дисках зависит от того, где размещены эти диски: в домене организации или за его пределами.

Внутренние общие диски

Этих сотрудников можно сделать пользователями общих дисков, но только с правами читателя. Однако, если доступ к файлу на общем диске предоставляется напрямую, им также можно разрешить комментировать или изменять его. Таким сотрудникам запрещено загружать файлы на общий диск даже при наличии прав пользователя диска.

Внешние общие диски

Этих сотрудников можно сделать пользователями общих дисков с любым уровнем доступа, в том числе с правами менеджера.