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DE102004047750A1 - Verfahren und Anordnung zum Verwalten von Dokumenten in elektronischen Dokumentenordnern - Google Patents

Verfahren und Anordnung zum Verwalten von Dokumenten in elektronischen Dokumentenordnern Download PDF

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Abstract

Die Erfindung ist ein Verfahren zum Verwalten von Dokumenten (DOK) oder Teildokumenten (TDOK1) in einem elektronischen Dokumentenordner (DO), DOLLAR A bei dem zugeordnet zu einem jeweiligen Dokument (DOK), z. B. eine E-Mail, oder Teildokument (TDOK1), z. B. ein Anhang einer E-Mail, eine einen Gültigkeitsablaufzeitpunkt (ZP0, ZP1) angebende, dokumentenindividuelle oder teildokumentenindividuelle Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) gespeichert wird, der ein Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) zugeordnet ist. Nach Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts (ZP0, ZP1) wird das der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zugeordnete Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) für das der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zugeordnete Dokument (DOK) oder Teildokument (TDOK1) ausgeführt. Dabei umfasst das Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) eine Löschroutine (LR) zum Löschen des der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zugeordneten Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1) im elektronischen Dokumentenordner (DO).

Description

  • In zeitgemäßen elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen werden Dokumente meist mittels elektronischer Dokumentenordner organisiert. So werden beispielsweise in E-Mail-Systemen eingehende E-Mails von E-Mail-System-Anwendern in Dokumentenordnern auf einem zentralen E-Mail-Server abgelegt. Dort verbleiben sie, bis der jeweilige E-Mail-System-Anwender eine E-Mail entweder manuell löscht oder manuell in einen lokalen Dokumentenordner verschiebt. Da insbesondere E-Mails mit Anhängen oder eingebetteten Objekten, die häufig auch OLE-Objekte (OLE: Object Linking and Embedding) genannt werden, einen hohen Speicherbedarf haben, erfordert die Ablage solcher E-Mails große Speicherkapazitäten in den Dokumentenordnern des zentralen E-Mail-Servers.
  • Zur Reduzierung der Speicherbelegung auf dem E-Mail-Server erlauben es übliche E-Mail-Systeme häufig, E-Mails programmgesteuert in einen gesonderten Archivierungsordner zu verschieben, d.h. zu archivieren.
    •
  • Es ist Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein Verfahren und eine Anordnung zum Verwalten von Dokumenten in elektronischen Dokumentenordnern anzugeben, die es erlauben die Speicherbelegung der elektronischen Dokumentenordner, insbesondere auf einem zentralen E-Mail-Server zu reduzieren.
  • Gelöst wird diese Aufgabe durch ein Verfahren mit den Merkmalen des Patentanspruchs 1 sowie durch eine Anordnung mit den Merkmalen des Patentanspruchs 10.
  • Erfindungsgemäß wird zum Verwalten von Dokumenten, z.B. elektronischen Nachrichten wie E-Mails, oder von Teildokumenten, z.B. Teilen von Dokumenten, E-Mail-Anhängen, Textabschnitten einer E-Mail oder in einer E-Mail eingebetteten Objekten, in einem elektronischen Dokumentenordner, z.B. einem E-Mail-Ordner auf einem E-Mail-Server, zugeordnet zu einem jeweiligen Dokument oder Teildokument eine einen Gültigkeitsablaufzeitpunkt angebende, dokumentenindividuelle oder teildokumentenindividuelle Gültigkeitsangabe gespeichert. Dieser Gültigkeitsangabe ist ein Gültigkeitsablaufprogramm zugeordnet, wobei nach Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts das der Gültigkeitsangabe zugeordnete Gültigkeitsablaufprogramm für das der Gültigkeitsangabe zugeordnete Dokument oder Teildokument ausgeführt wird. Das Gültigkeitsablaufprogramm umfasst dabei eine Löschroutine zum Löschen des der Gültigkeitsangabe zugeordneten Dokuments oder Teildokuments im elektronischen Dokumentenordner.
  • Die Erfindung erlaubt es, die Speicherbelegung in dem elektronischen Dokumentenordner zu reduzieren, da zumindest Teile eines Dokuments nach Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts gelöscht werden. Vorteilhaft ist, dass neben einem Löschen des gesamten Dokuments gegebenenfalls inklusive aller enthaltenen Teildokumente ein individuelles Löschen eines Teildokuments, vorzugsweise eines Teildokuments mit großem Speicherbedarf, ermöglicht wird.
  • Vorteilhafte Ausführungsformen der Erfindung sind in den abhängigen Ansprüchen angegeben.
  • Gemäß einer Weiterbildung der Erfindung kann das Gültigkeitsablaufprogramm vor Aufrufen der Löschroutine zum Löschen des Dokuments oder Teildokuments, eine Archivierungsroutine zum Archivieren oder eine Rückfrageroutine zum Verändern der Gültigkeitsangabe des Dokuments oder Teildokuments aufrufen, wobei die Rückfrageroutine eine Rückfrage an einen Eigentümer des Dokuments oder Teildokuments übermittelt und abhängig von einer Antwort des Eigentümers die Löschroutine ausführt oder eine veränderte Gültigkeitsangabe abspeichert. Eine veränderte Gültigkeitsangabe kann insbesondere eine Angabe sein, die einen Aufruf des Gültigkeitsablaufprogramms oder der Löschroutine verhindert. Dies erlaubt ein zeitlich unbeschränktes Speichern des Dokuments oder Teildokuments in dem Dokumentenordner.
  • Für den Eigentümer des Dokuments ergibt sich als Vorteil, dass z.B. eine gesetzte Gültigkeitsangabe bei Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts nicht bedingungslos gelöscht wird, sondern dass ein Dokument oder Teildokument auch individuell archiviert werden kann, um einen späteren Zugriff auf das Dokument oder Teildokument zu erlauben. Zusätzlich ist vorteilhaft, dass der Eigentümer durch ein Speichern einer veränderten Gültigkeitsangabe die Gültigkeit eines Dokuments oder Teildokuments individuell zeitlich verlängern kann und damit das Dokument oder Teildokument bis zum Erreichen der veränderten Gültigkeitsangabe weiterhin in dem Dokumentenorder gespeichert bleibt.
  • Nach einer vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung kann das Verfahren ein dokumentenindividuelles oder teildokumentenindividuelles Gültigkeitsablaufprogramm enthalten, d.h. nach Erreichen eines Gültigkeitsablaufzeitpunkts können für verschiedene Dokumente oder Teildokumente verschiedene Gültigkeitsablaufprogramme ausgeführt werden. Beispielsweise kann in einem E-Mail-System den Anhängen einer E-Mail eine Löschroutine zugewiesen werden, während dem E-Mail-Anschreiben eine Archivierungsroutine zum Sichern des E-Mail-Anschreibens in einen lokalen E-Mail-Ordner zugeordnet wird, bevor eine Löschroutine zum Löschen der E-Mail auf dem zentralen Server aufgerufen wird.
  • Nach einer vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung kann ein Ablegen des Dokuments in der elektronischen Dokumentenablage die dokumentenindividuelle oder teildokumentenindividuelle Speicherung der Gültigkeitsangabe bewirken. So können z.B. in einem E-Mail-System nach Erhalt einer E-Mail durch das erstmalige Abspeichern der E-Mail im E-Mail-Server- Ordner die zuzuordnenden Gültigkeitsangaben erzeugt werden. Vorteilhaft ist dabei, dass dadurch allen Dokumenten und Teildokumenten in der elektronischen Dokumentenablage jeweils eine Gültigkeitsangabe zugeordnet werden kann und deshalb ein Programmmodul, das die jeweilige Gültigkeitsangabe eines Dokuments oder Teildokuments liest, ein Vorhandensein der Gültigkeitsangabe voraussetzen kann und mit vereinfachten, Zugriffsroutinen ohne Vorprüfung auf die Daten zugreifen kann.
  • Gemäß einer weiteren vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung kann die Zuordnung einer Gültigkeitsangabe zu einem Dokument oder Teildokument und/oder die Zuordnung des Gültigkeitsablaufprogramms zu einer Gültigkeitsangabe abhängig von einem Typ, einem Speicherbedarf und/oder einem Teil des Dateinamens des Dokuments oder Teildokuments erfolgen. Als Dateitypen können z.B. Textdateien und Binärdateien unterschieden werden. Der Teil des Dateinamens kann insbesondere eine Dateiendung sein, z.B. „gif" für eine Grafikdatei, „ppt" für eine Präsentationsdatei und „doc" für eine Textdatei in einem jeweils eigenen Dateiformat. Z.B. kann bei E-Mail-Dokumenten mit Grafik- und Textanhängen als Teildokumenten einem Grafikanhang eine Löschroutine zugewiesen werden und einem Textanhang eine Löschroutine mit zusätzlichem Aufruf einer Rückfrageroutine zum Verändern der Gültigkeitsangabe.
  • Nach einer weiteren vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung kann die Gültigkeitsangabe und/oder eine das Gültigkeitsablaufprogramm identifizierende Gültigkeitsablaufinformation in einem dem Dokument oder Teildokument zugeordneten XML-Datensatz (XML: Extensible Markup Language) gespeichert werden. Dabei ist vorteilhaft, dass aufgrund der strukturierten Speicherung von beliebigen Daten in einem XML-Datensatz auf diesen einfach und durch Standardmittel zugegriffen werden kann. Somit kann z.B. für ein Dokument inkl. seiner Teildokumente ein gemeinsamer XML-Datensatz erzeugt werden, und innerhalb dieses XML-Datensatzes für das Dokument und für ein jeweiliges Teildokument jeweils eine eigene XML-Datenstruktur zum Speichern der Gültigkeitsangabe und der Gültigkeitsinformation definiert werden.
  • Ein Ausführungsbeispiel der Erfindung wird nachfolgend anhand der Zeichnung näher erklärt.
  • 1 zeigt in schematischer Darstellung einen Dokumentenordner und darauf zugreifende Programmmodule.
  • 1 zeigt in schematischer Darstellung einen E-Mail-Server-Ordner DO als Dokumentenordner, eine in dem E-Mail-Server-Ordner DO abgespeicherte E-Mail DOK als Dokument und als auf den Inhalt des Dokumentenordners DO zugreifende Programmmodule ein Gültigkeitsangabezuordnungsmodul GAZ, ein Gültigkeitsprüfmodul GAP, ein Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 und ein Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG1. Dabei enthält die E-Mail DOK einen E-Mail-Anhang TDOK1 als Teildokument. Weiterhin ist in 1 ein XML-Datensatz XML dargestellt, der Gültigkeitsangaben GA0 und GA1 enthält. Die Gültigkeitsangabe GA0 gibt einen Gültigkeitsablaufzeitpunkt ZP0, vorzugsweise eine Datumsangabe, und eine Gültigkeitsablaufinformation AKT0, die Gültigkeitsangabe GA1 einen Gültigkeitsablaufzeitpunkt ZP1 und eine Gültigkeitsablaufinformation AKT1 an. Die Gültigkeitsablaufinformationen AKT0 und AKT1 bestimmen jeweils, welches der jeweiligen Gültigkeitsangabe GA0 oder GA1 zugeordnete Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 oder GAPRG1 ausgeführt werden soll. Dabei ist der Gültigkeitsablaufinformation AKT0 das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 und der Gültigkeitsablaufinformation AKT1 das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG1 zugeordnet. Die Zuordnungen zwischen dem Dokument DOK oder dem Teildokument TDOK1 und der jeweiligen Gültigkeitsangabe GA0 oder GA1, sowie die Zuordnung zwischen der Gültigkeitsablaufinformation AKT0 oder AKT1 und dem Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 oder GAPRG1 werden in der Zeichnung durch gestrichelte Linien dargestellt. Ein Zugriff eines Programmmoduls GAZ, GAP, GAPRG0 oder GAPRG1 auf das Dokument DOK, das Teildokument TDOK1, auf den XML-Datensatz XML oder die Gültigkeitsangaben GA0 oder GA1 wird jeweils durch einen vom jeweiligen Programmmodul wegführenden Pfeil dargestellt. Das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG1 enthält eine Löschroutine LR zum Löschen der einer jeweiligen Gültigkeitsangabe zugeordneten E-Mail oder des einer jeweiligen Gültigkeitsangabe zugeordneten E-Mail-Anhangs im E-Mail-Server-Ordner DO. Das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 enthält eine Löschroutine LR und zusätzlich eine Archivierungsroutine AR, die vor der Löschroutine LR aufgerufen wird.
  • Für das vorliegende Ausführungsbeispiel sei der Fall betrachtet, dass in einem E-Mail-System die E-Mail DOK mit dem darin enthaltenen E-Mail-Anhang TDOK1 eintrifft und in dem E-Mail-Server-Ordner DO abgespeichert wird. Dies bewirkt, dass das Gültigkeitsangabezuordnungsmodul GAZ jeweils eine der E-Mail DOK zugeordnete Gültigkeitsangabe GA0 und eine dem ersten E-Mail-Anhang TDOK1 zugeordnete Gültigkeitsangabe GA1 erzeugt und zugeordnet zu der jeweiligen Gültigkeitsangabe GA0 bzw. GA1 im XML-Datensatz XML abspeichert.
  • Vorzugsweise sind die gespeicherten Gültigkeitsangaben GA0 und GA1 von einem jeweiligen E-Mail-Eigentümer manuell veränderbar.
  • Ein Gültigkeitsprüfmodul GAP liest in regelmäßigen Zeitabständen die im XML-Datensatz XML abgespeicherten Gültigkeitsangaben GA0 und GA1 mittels eines XML-Parsers und prüft ein Erreichen des jeweiligen Gültigkeitsablaufzeitpunkts ZP0 und ZP1. Sobald ein jeweiliger Gültigkeitsablaufzeitpunkt ZP0 oder ZP1 erreicht ist, wird das durch die jeweilige Gültigkeitsablaufinformation AKT0 oder AKT1 bestimmte Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 oder GAPRG1 aufgerufen.
  • Im vorliegenden Ausführungsbeispiel ist der Gültigkeitsablaufinformation AKT1 das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG1 zugeordnet, so dass das Gültigkeitsprüfmodul GAP bei Errei chen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts ZP1 das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG1 aufruft. Dieses Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG1 ruft die enthaltene Löschroutine LR auf und löscht spezifisch das der Gültigkeitsangabe GA1 zugeordnete Teildokument TDOK1 aus dem E-Mail-Server-Ordner DO, während die übrige E-Mail DOK gespeichert bleibt. Dadurch reduziert sich die Speicherbelegung in dem E-Mail-Server-Ordner DO.
  • Weiterhin ist der Gültigkeitsablaufinformation AKT0 das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 zugeordnet, so dass das Gültigkeitsprüfmodul GAP bei Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts ZP0 das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 ausführt. Das Gültigkeitsablaufprogramm GAPRG0 ruft zunächst die enthaltene Archivierungsroutine AR auf, die spezifisch die der Gültigkeitsangabe GA0 zugeordnete E-Mail DOK in einen Archivierungsordner (in der Zeichnung nicht dargestellt) verschiebt. Anschließend wird die enthaltene Löschroutine LR aufgerufen, um spezifisch die E-Mail DOK aus dem E-Mail-Server-Ordner DO zu löschen.
    •

Claims (10)

  1. Verfahren zum Verwalten von Dokumenten oder Teildokumenten in einem elektronischen Dokumentenordner (DO), bei dem zugeordnet zu einem jeweiligen Dokument (DOK) oder Teildokument (TDOK1) eine einen Gültigkeitsablaufzeitpunkt (ZP0, ZP1) angebende, dokumentenindividuelle oder teildokumentenindividuelle Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) gespeichert wird, der ein Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) zugeordnet ist, und wobei nach Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts (ZP0, ZP1) das der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zugeordnete Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) für das der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zugeordnete Dokument (DOK) oder Teildokument (TDOK1) ausgeführt wird, und das Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) eine Löschroutine (LR) zum Löschen des der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zugeordneten Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1) im elektronischen Dokumentenordner (DO) umfasst.
  2. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) vor Aufrufen der Löschroutine (LR) zum Löschen des Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1), eine Archivierungsroutine (AR) zum Archivieren oder eine Rückfrageroutine zum Verändern der Gültigkeitsangabe des Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1) aufruft, wobei die Rückfrageroutine eine Rückfrage an einen Eigentümer des Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1) übermittelt und abhängig von einer Antwort des Eigentümers die Löschroutine (LR) ausführt oder eine veränderte Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) abspeichert.
  3. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, gekennzeichnet durch ein dokumentenindividuelles oder teildokumentenindividuelles Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1).
  4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die dokumentenindividuelle oder teildokumentenindividuelle Speicherung der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) durch ein Ablegen des Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1) in der elektronischen Dokumentenablage (DO) veranlasst wird.
  5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Zuordnung einer Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zu einem Dokument (DOK) oder Teildokument (TDOK1) und/oder die Zuordnung des Gültigkeitsablaufprogramms (GAPRG0, GAPRG1) zu einer Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) abhängig von einem Typ, einem Speicherbedarf und/oder einem Teil des Dateinamens des Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1) erfolgt.
  6. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Dokument (DOK) eine elektronische Nachricht ist, und dass das Teildokument (TDOK1) ein Nachrichten-Anhang oder ein abgegrenzter Textabschnitt der elektronischen Nachricht ist.
  7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) und/oder eine das Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) identifizierende Gültigkeitsablaufinformation (AKT0, AKT1) in einem dem Dokument (DOK) oder Teildokument (TDOK1) zugeordneten XML-Datensatz (XML) gespeichert wird.
  8. Verfahren nach Anspruch 7, dadurch gekennzeichnet, dass der dem Dokument (DOK) oder Teildokument (TDOK1) zugeordnete XML-Datensatz (XML) einem XML-Parser zugeleitet wird, der XML-Parser den XML-Datensatz (XML) liest und daraus den Gültigkeitsablaufzeitpunkt (ZP0, ZP1) extrahiert und an ein Gültigkeitsangabeprüfmodul (GAP) weiterleitet, das das Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts (ZP0, ZP1) prüft.
  9. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts (ZP0, ZP1) in regelmäßigen Zeitabständen geprüft wird.
  10. Anordnung zum Verwalten von Dokumenten oder Teildokumenten in einem elektronischen Dokumentenordner (DO), gekennzeichnet durch, a. ein Gültigkeitsangabezuordnungsmodul (GAZ) zum Speichern einer einem jeweiligen Dokument (DOK) oder Teildokument (TDOK1) zugeordneten, dokumentenindividuellen oder teildokumentenindividuellen Gültigkeitsangabe (GA0, GA1), durch die ein Gültigkeitsablaufzeitpunkt (ZP0, ZP1) angegeben wird, und der ein Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) zugeordnet ist, b. ein Gültigkeitsangabeprüfmodul (GAP) zum Lesen der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) und zum Prüfen eines Erreichens des Gültigkeitsablaufzeitpunkts (ZP0, ZP1), und c. eine vom Gültigkeitsablaufprogramm (GAPRG0, GAPRG1) umfasste Löschroutine (LR) zum Löschen des der Gültigkeitsangabe (GA0, GA1) zugeordneten Dokuments (DOK) oder Teildokuments (TDOK1) im elektronischen Dokumentenordner (DO) nach Erreichen des Gültigkeitsablaufzeitpunkts (ZP0, ZP1).
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